É muito comum ver o uso de Excel no mundo corporativo e durante muito tempo essa ferramenta foi essencial na gestão de negócios. Por isso, gestores têm muitas vezes o hábito de usar planilhas para o controle das empresas, o que atualmente já não faz mais sentido tendo em vista que não possuem a mesma eficiência de antes. Com os avanços tecnológicos, o uso do Excel já perdeu o sentido e pode trazer inúmeros riscos para a sua empresa, sendo necessário investir em sistemas mais atualizados, completos e seguros.
Porque substituir as planilhas no seu controle
As tecnologias evoluíram exponencialmente nos últimos anos e com isso, o cloud computing (tecnologia de internet) e os softwares de gestão se desenvolveram ainda mais e passaram a ser muito mais acessíveis. Nesse sentido, devido a falta de integração das planilhas e por estas deixarem passar muitos erros, seguir usando elas pode representar alto risco para o seu negócio, especialmente em aspectos financeiros. Apesar das planilhas serem fáceis de usar, em processos complexos não se justifica mais esse uso. Dessa forma, veja a seguir os principais riscos que essa prática pode trazer e você verá como mudar esse método é essencial!
É preciso utilizar várias planilhas
Para usar o Excel como ferramenta principal da sua gestão, será preciso utilizar mais de uma planilha ou até inúmeras planilhas. Cada setor vai realizar seu controle através do seu(s) arquivo(s) para registro e monitoramento das atividades e das informações mais importantes e isso pode ser extremamente arriscado. Com planilhas de formatos diferentes e para finalidades distintas, a empresa pode perder o controle da organização dos dados e da forma como eles são compartilhados entre os setores. Nesse sentido, pode haver uma falha na interpretação dos dados e o setor financeiro terá dificuldade para compilar as informações, estando mais suscetível ao erro.
O negócio fica mais lento
O processo de tomada de decisão precisa ser feito sempre com muito cuidado e muitas vezes a agilidade é essencial para tomar determinada ação. Dessa forma, o Excel pode ser um atraso, pois com ele fica difícil compilar os dados de forma resumida e necessária para tomar uma decisão. Em adição a isso, é extremamente arriscado confiar nesses dados, pois a probabilidade de imprecisão é muito alta, o que também irá aumentar a dificuldade para os gestores.
Para complementar, em processos de auditoria, será muito mais complexo integrar os dados, sendo necessário muito mais mão de obra e gastos para que as informações se integrem. Com tudo isso, muitas vezes a decisão acaba sendo tomada com pressa, pois o processo de compilar os dados foi tão grande que não resta tempo para uma análise mais profunda.
Recuperação de danos fica mais lenta ou é impossibilitada
Como os dados não ficam mantidos em um único local de forma centralizada, falta um controle da circulação de dados. Além disso, é muito comum que os funcionários não tenham dimensão da importância do armazenamento adequado dos dados e da necessidade de backup deles. Desse modo, quando algum desastre ocorre na empresa ou algum dano é gerado, pode ser até impossível reverter a situação e recuperar as informações perdidas.
Diante disso, ainda que a empresa tenha preparo financeiro para investir em algo para recuperação ou para lidar com problemas orçamentários, perder dados é algo que o dinheiro não conseguirá resolver. Registro de clientes, contas a pagar, créditos a receber, inventários, dentre outras coisas, quando são perdidos podem levar dias, meses ou até anos para serem recuperados, caso sejam. Com isso, a empresa pode não conseguir se estruturar para continuar funcionando, correndo o risco de falir e/ou ser fechada.
Gestão fica mais vulnerável a erros humanos
Como o Excel depende do preenchimento de dados manualmente, ele está extremamente suscetível ao erro humano, que é inevitável de ocorrer em algum momento. Pode ser que um número seja digitado errado, que uma informação seja colocada em uma célula indevida, que algo seja apagado por acidente, fórmulas complexas podem ser alteradas ou feitas incorretamente, dentre outras situações que podem ser resolvidas com facilidade ou podem gerar um prejuízo enorme para sua empresa.
As operações ficam mais manuais
Para preencher qualquer planilha é necessário um trabalho manual e isso além de aumentar a chance de erros, como apresentado acima, também atrasa e prolonga as operações. Com isso, é preciso desenvolver as fórmulas, analisar os dados, fazer os relatórios, etc. de maneira manual e isso faz com que você tanto precise de mais colaboradores na empresa quanto que os funcionários gastem mais tempo na realização das suas atividades. Além disso, o trabalho fica muito mais complicado e desgastante, aumentando também a necessidade de retrabalho devido às falhas, perdas e roubo de dados.
Está suscetível a fraudes
Esse risco é ainda mais delicado que os outros, talvez seja até o pior, pois quando ocorre é o que mais te dará prejuízos e não apenas financeiros, mas também intelectuais. O Excel não tem um controle de segurança eficiente e isso deixa os arquivos mais frágeis a ações de hackers que conseguem alterar os dados e fórmulas sem que alguém perceba. Além disso, os próprios funcionários quando insatisfeitos podem alterar informações propositalmente, afinal não conseguem ser identificados ao fazer alterações. Diante disso, você pode ter altos prejuízos financeiros, bem como perder informações importantes e como é difícil identificar, talvez isso só seja percebido quando não se pode mais corrigir o problema.
Invista em softwares e sistemas de gestão ao invés de utilizar planilhas para controle
Como já pôde ser percebido, o Excel não é mais a ferramenta ideal para o controle do seu negócio. Sendo assim, para evitar os problemas citados acima, a grande parte das empresas têm migrado seus dados para sistemas de gestão, para que o controle seja feito de forma segura e reduzir os prejuízos tanto financeiro quanto de produtividade. Apesar de haver muita resistência em substituir as planilhas, devido ao costume que as pessoas têm em utilizá-las, o esforço para que isso ocorra é extremamente válido e recompensado.
Fazer isso irá facilitar seu planejamento e gestão, com relatórios e gráficos que irão facilitar análise e o processo decisório, bem como terá um backup constante com a tecnologia de nuvem que evitará a perda de informações.
Diante disso, após entender os riscos do uso de planilha, acesse o site da Smb Store e veja opções de sistema de gestão que poderão transformar seu negócio. Além disso, em nosso blog você encontra muitos artigos como esse que podem te ajudar a ter uma gestão ainda mais eficaz!
